Geen overzicht in het applicatielandschap?

De meest gehoorde reden om SparkleFlow aan te schaffen is “een gebrek aan overzicht”. Het klinkt voor mij elke keer bekend in de oren. Ik kan mij nog herinneren dat ik in een grijs verleden verantwoordelijk was voor het technisch beheren van de IT (in de breedste zin van het woord) van een zorgorganisatie. Aangezien ik daar tijdelijk ingehuurd was in de rol van systeembeheerder, had hoofd I&A besloten om een deel van IT beheer uit te besteden aan een externe partij. Deze partij zou ook het uitrollen van applicaties op zich nemen. Toen deze partij bij mij aanklopte voor een lijst met applicaties welke wij in gebruik hadden, moest ik ver zoeken. “Dan kijken we wel even in de softwarekluis”, zei ik nog, maar daar lagen bij nader inzien meer lege doosjes dan gevulde. Documentatie over de applicaties stond overal en nergens, of het ontbrak volledig. Het was ook niet helder wie er eigenlijk verantwoordelijk was voor de applicaties. We zijn toen weken bezig geweest om het “applicatielandschap” helder te krijgen. En dan te bedenken dat er in totaal nog geen honderd applicaties in gebruik waren. Stel je eens voor hoe hetzelfde scenario zou uitspelen in een organisatie met meer dan duizend applicaties.
Lees meer

Gebrekkige documentatie?

Techneuten hebben doorgaans een hekel aan documenteren. Heel begrijpelijk, want techniek is leuk, documenteren is saai. Toch is documenteren van informatie omtrent applicaties (en packages in het bijzonder) belangrijk om efficiënt te kunnen werken. Het zorgt ervoor dat bij updates, nieuwe versies en migraties er veel tijd bespaart kan worden. SparkleFlow helpt een handje bij deze uitdaging door de volgende functies:

• Je kan in SparkleFlow meerdere standaard documenten in de vorm van templates opnemen. Zo kan je meerdere documenten op eenvoudige wijze beheren. Denk hierbij aan een installatiehandleiding, een intake document, een package document, een test instructie en eventueel testresultaten. Deze templates zijn altijd direct voorhanden. Je hoeft dus niet op zoek te gaan naar de locatie van deze documenten.
• De templates kunnen automatisch gevuld worden, zoals onder andere het installatie document. Door middel van de functie Automanual kan je tijdens een installatie scherm afdrukken maken welke automatisch, al dan niet aangevuld met tekst, toe laten voegen aan een document.
• SparkleFlow kan informatie van de documenten naar datamodel van SparkleFlow kopiëren, maar het kan ook andersom. Een document kan gevuld worden met informatie vanuit het SparkleFlow datamodel.

Leuker kunnen we documenteren niet maken, maar wel een heel stuk makkelijker.

Teveel (Excel) lijstjes?

Bij organisaties die geen systeem hebben voor het beheren van applicaties en packages zien we regelmatig een wildgroei aan “lijstjes”. Deze lijstjes worden over het algemeen gemaakt in Excel, want Excel is een geweldig tool hiervoor (wij gebruiken het zelf ook regelmatig). Voor het beheren van grote lijsten (denk aan honderden applicaties met tientallen kolommen) is het echter niet meer zo handig. Al helemaal niet als je met meerdere collega’s deze lijst moet bijhouden. Wat je dan al snel ziet is dat niet alles elke keer wordt aangepast, waardoor de lijst al snel niet meer overeenkomt met de werkelijkheid. Waar het echter helemaal misgaat, is als men delen van deze lijst naar andere Excel sheets kopieert om daar dan een “lijstje” van te maken voor een bepaald inzicht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een lijst van beschikbare applicaties per afdeling, of een lijstje van applicaties die gebruikt maakt van Java. Deze lijstjes gaan een eigen leven leiden en voor je het weet is het niet meer duidelijk welke lijst nu actueel is en of de bron waarvan deze lijstjes een extract zijn in de eerste plaats al correct was. Verre van ideaal dus.

SparkleFlow maakt een einde aan deze chaos van lijstjes. SparkleFlow creëert een “Single Source of Truth” door middel van een centraal datamodel welke geheel op maat, dus aangepast op de behoefte, wordt ingericht. Dit maatwerk zorgt er voor dat alle informatie (elke organisatie heeft wel een aantal unieke kenmerken) een plekje kan vinden. Vanuit dit centrale punt wordt de informatie over applicaties en packages uitgewisseld met andere systemen en/of documenten. Vanuit SparkleFlow kunnen er nog steeds lijstjes worden gegenereerd op het Dashboard, maar deze zijn realtime en worden automatisch bijgewerkt. Op deze manier heb je altijd de juiste informatie op het juiste moment.

Zoeken kost (te) veel tijd?

Ad-Hoc packages opleveren is voor een kleine organisatie geen enkel probleem. Zodra er een nieuwe aanvraag voor een applicatie om te packagen komt gaat een van de technische applicatie beheerders aan de slag en als hij klaar is levert hij het vaak zelf op aan de eindgebruiker door de applicatie beschikbaar te stellen op het netwerk. Zodra je dit echter met een team doet gaat het net zo lang goed, tot het fout gaat. Hiermee wordt bedoeld dat als er iets niet helemaal werkt zoals het moet, dat men op zoek moet naar antwoorden. Wie heeft deze package gemaakt? Welke versie is dit eigenlijk? Waar staat de documentatie? Is er gedocumenteerd? Wie is de contactpersoon voor deze applicatie? Werkt deze applicatie met een client of middleware? Maakt het nog uit welke versie middleware? En ga zo maar door. Deze informatie is in een Ad-Hoc omgeving vaak niet voorhanden of moeilijk te vinden en dan gaat de klok lopen. In de praktijk vertaald zich dit naar uren zoeken naar de antwoorden door diverse medewerkers. Elke keer weer.

Met SparkleFlow hoef je nooit lang te zoeken. Alle informatie in elke context is direct opvraagbaar via SparkleFlow zelf, of via het Dashboard. En aangezien SparkleFlow altijd op de wensen van de klant wordt afgestemd kunnen we zelfs jouw unieke, complexe en bijna niet te beheren omgeving met gemak transparant en overzichtelijk maken met SparkleFlow. Daarnaast kan SparkleFlow met elke helpdesk gekoppeld worden, zodat helpdesk medewerkers zelf direct antwoorden kunnen vinden op applicatie of package gerelateerde vragen van gebruikers.

Klaar met dubbel werk?

Het beheren van applicaties is een proces welke verdeeld is over meerdere afdelingen binnen een grote organisatie. Denk hierbij aan inkoop, contractbeheer, technisch applicatiebeheer, functioneel applicatiebeheer, de helpdesk, projectbeheer, changemanagement en ga zo maar door. Aangezien er veelal geen centraal systeem is om alle informatie centraal te borgen wordt doorgaans pragmatisch geadministreerd. Hierbij wordt er veelvuldig gebruik gemaakt van Word en Excel, maar er worden ook systemen ingezet zoals een servicedesk systeem (ITSM) en/of Software Asset Management (SAM) systeem. Bij zeer grote organisaties heeft men vaak ook nog een Configuration Management Database (CMDB) al dan niet gekoppeld of geïntegreerd met ITSM. Het up-to-date houden van al deze systemen is een behoorlijke uitdaging. Wat wij vaak zien is dat de technisch applicatiebeheerder wordt gevraagd om naast de eigen administratie ook één of meerdere andere systemen bij te houden. Door hoge werkdruk en/of complexiteit van deze systemen schiet dit er vaak bij in. Of er sluipen foutjes in het handmatig bijhouden van informatie. Dit resulteert dan in incomplete en incorrecte rapportages, wat het nut van het bijhouden in principe al zinloos maakt. Allemaal heel vervelend, maar de grootste dooddoener is wel het feit dat het dubbel bijhouden van deze systemen erg demotiverend is.

Er is gelukkig ook een andere manier. SparkleFlow lost de eerder genoemde problemen op door geautomatiseerd informatie uit te wisselen met andere systemen. Denk hierbij aan heldesksystemen (ITSM), Software Asset Management systemen (SAM), CMDB’s, Active Directory, distributie systemen (bijvoorbeeld SCCM) en ga zo maar door. Deze communicatie kan twee kanten op. Daarnaast kan SparkleFlow ook helpen door diverse administratie handelingen te automatiseren. Zo kan er gelezen worden uit en geschreven worden naar Word en Excel documenten. Met SparkleFlow behoort dubbel werk tot het verleden. Ook het maken van fouten wordt sterk gereduceerd. Daarnaast zorgt SparkleFlow voor een centraliseerde administratie voor applicaties, zonder dat de afdelingen hun werkwijzen moeten aanpassen of informatie dubbel moeten invoeren.

Informatie over applicaties onvindbaar?

In de complexe omgeving van een grote organisatie zien we regelmatig dat het vinden van inzichten met betrekking tot het applicatielandschap erg lastig blijkt. In extreme gevallen is informatie zelfs onvindbaar. Denk hierbij aan informatie over versies, licenties, contactpersonen, afhankelijkheden, bijzonderheden, etc..  Aangezien deze informatie niet dagelijks wordt opgevraagd, wordt het niet direct als een probleem ervaren. Als je echter op jaarbasis kijkt hoe vaak dit voorkomt en hoeveel tijd daar mee gemoeid gaat, dan zie je pas de omvang van deze kostenpost. Dit probleem ontstaat doordat de informatie over applicaties door meerdere afdelingen en in meerdere systemen wordt bijgehouden. Correctie, “zou moeten worden bijgehouden”. Doordat het veelal niet duidelijk is wie er nu daadwerkelijk eindverantwoordelijk is voor de applicaties voelt geen enkele afdeling zich geroepen deze taak volledig op zich te nemen. Op het moment dat IT beheer begint te beseffen dat het beter moet is het vaak te laat en de chaos inmiddels zo groot dat het oplossen van dit probleem (te) veel tijd en geld gaat kosten. “Roeien met de riemen die we hebben” is dan vaak de strategie.

Er is geen enkel systeem die bovengenoemd probleem zo maar even oplost. Er zal moeten worden nagedacht wie er nu eigenlijk verantwoordelijk is voor welke aspecten van het applicatiebeheer. Daarnaast kan een doordacht proces en juiste tooling ervoor zorgen dat informatie tijdig en op een juiste manier geborgd wordt. Wij hebben ruim 15 jaar ervaring op dit gebied en onze software is in dezelfde periode geëvolueerd tot de perfecte schakel in de keten van IT beheer. Door, onder andere, informatie tussen systemen te synchroniseren en door het aantal administratieve handelingen te vereenvoudigen en te automatiseren wordt alles automatisch en gestructureerd geborgd. Het vinden van de juiste informatie is dan slechts minuten werk in plaats van uren zoeken, of erger nog, je kan de informatie helemaal niet vinden. Daarnaast is SparkleFlow dusdanig open en flexibel, waardoor zelfs de meest complexe omgeving of de meest lastige rapportage met gemak inzichtelijk gemaakt kan worden.

Kloppen de licentie aantallen niet?

Licenties beheren is misschien wel een van de lastigste taken binnen IT beheer. Het is een administratie die niet in het primaire proces zit, dus een dag (of een week, maand, etc..) uitstellen hoeft niet direct een probleem te zijn. Daarnaast is het niet altijd duidelijk wie er verantwoordelijk is voor het correct bijhouden van de licentie aantallen. En dan bedoel ik niet alleen de aantallen aangekocht, maar ook de aantallen in gebruik. Dus door gebrek aan urgentie en onduidelijkheid over verantwoordelijkheid blijft het beheren van applicaties ergens zweven binnen de organisatie, zonder dat iemand zich geroepen voelt dit probleem op te pakken. Niemand wil de brenger van slecht nieuws zijn, want in de praktijk worden er vaak veel meer licenties gebruikt dan waar voor betaald is. Dit uitzoeken kan resulteren in een aanzienlijke onverwachte kostenpost, terwijl IT afdelingen al moeite genoeg hebben binnen de budgetten te blijven.

Daarnaast is de administratie van licenties lastig, doordat er vele licentievormen zijn die elk hun specifieke eigenschappen hebben. Servicedesk systemen (ITSM) of Configuratie Management Databases (CMDB) hebben vaak wel velden om de licenties bij te houden, maar de medewerkers die er mee werken hebben vaak te weinig verstand van applicatie en licentie eigenschappen. De technisch beheerders weten dit doorgaans wel, maar die werken weer met hun eigen lijstjes en hebben geen boodschap aan licenties. Nu zijn er diverse commerciële systemen die licentiegebruik automatisch kunnen scannen, maar hoe geweldig die belofte ook klinkt, ze vertellen vaak maar een deel van de waarheid.

SparkleFlow kan een groot deel van de bovengenoemde problemen oplossen. Hier staat bewust een groot deel van de problemen en niet alle problemen, want de meest belangrijke factor is de structuur van IT beheer. Zonder een duidelijke verantwoordelijkheid voor het beheren van applicaties zal het licentie beheer blijven zweven. Een mogelijke oplossing is te vinden in het introduceren van een nieuwe functieprofiel: “de Applicatie Availability Manager”. De Applicatie Availability Manager slaat een brug tussen de afdelingen die betrokken zijn bij het managen of beschikbaar stellen van applicaties. Daarmee gaat het niet alleen om applicatie beheerders en de helpdesk, maar ook het complete proces inclusief licentie beheer, applicatie packaging, applicatie distributie, software asset management, licentie management, enzovoort. Dit proces is bij elke organisatie anders ingeregeld, maar in hoofdlijnen is de problematiek hetzelfde.

Waar SparkleFlow vervolgens bij helpt is het verzamelen en structureren van informatie over applicaties en licenties. Door SparkleFlow te koppelen met de reeds aanwezige systemen kan alle informatie over licenties en gebruik verzameld en in een context gezet worden. Dit voorkomt fouten en spaart veel handmatig werk uit. Vervolgens kan deze informatie daar geborgd worden, daar waar hij nodig is, zoals bijvoorbeeld een CMDB. Tevens verzorgt SparkleFlow realtime rapportages op het Dashboard.

Geen eenduidige werkwijze?

Een veel gehoord probleem bij organisaties zonder workflow tooling voor applicatie packaging is een gebrek aan een eenduidige werkwijze. De betrokken medewerkers hebben zo hun eigen visie op het onderhanden werk. Dit resulteert in een wildgroei aan folders met bronbestanden, projectbestanden, documenten en packages. Dit alles zonder duidelijke naamconventie, versiebeheer en overzicht.

In de basis is het applicatie proces in wezen vrij eenvoudig Het proces bestaat in zijn meest eenvoudige vorm uit vier fasen:

1. Intake (verzamelen van alle informatie)
2. Packaging (het maken van de package)
3. Test (het technisch en functioneel testen van de package)
4. Distributie (het uitrollen van de package)

Zolang een packager zelf het hele proces doorloopt en daar een administratie over bijhoudt, is aanvullende tooling niet nodig. Als er echter een heel team van packagers is en er honderden applicaties moeten worden gepackaged, dan is tooling een must om ervoor te zorgen dat er een eenduidige werkwijze wordt afgedwongen. Standaardisatie zorgt namelijk voor efficiency en overzicht.

SparkleFlow is een flexibel systeem waarmee elk denkbaar proces kan worden geconfigureerd. Dit zorgt er voor dat SparkleFlow de werkwijze van de organisatie kan volgen in plaats van andersom. Doordat alle betrokken medewerkers met SparkleFlow werken worden er niet alleen veel handelingen geautomatiseerd, maar wordt er ook automatisch voor gezorgd dat iedereen hetzelfde proces volgt. De status voortgang wordt automatisch geborgd en resource planning wordt vereenvoudigd. Werk overdragen aan een collega is niet meer dan een taak toewijzen. Alle status informatie, documentatie, voortgang, etc.. wordt hiermee automatisch overgedragen. Allemaal vindbaar op gestandaardiseerde locaties binnen de tool.