INTEGRATIE SPARKLEFLOW EN SCCM

Door SparkleFlow met SCCM te integreren kunnen we alle handelingen, met betrekking tot het distribueren van applicaties, vanuit SparkleFlow automatiseren. Hierdoor realiseren we mooie verbeteringen:

• Het opvoeren van applicatie packages in SCCM kan met een enkele druk op de knop. Hierdoor duurt het enkele seconden in plaats van 5 tot 15 minuten. Een wellicht nog groter voordeel is dat fouten voorkomen worden. Iedereen die wel eens met SCCM heeft gewerkt weet hoe vervelend het is als er een klein foutje is gemaakt. Voordat je het probleem onderkent, gefikst en de boel weer op de rit hebt ben je zo een uur verder. Reken maar uit hoeveel tijd dat scheelt als je duizend applicaties te beheren hebt.
• Het maakt SparkleFlow niet uit of je een enkele of meerdere SCCM servers hebt. Bijvoorbeeld een test- en productieomgeving, of meerdere klantomgevingen. Er kan per applicatie aangegeven worden naar welke omgevingen er uitgerold moet worden en SparkleFlow zorgt voor de rest.
• Track&Trace. Doordat alle acties vanuit SparkleFlow gemanaged wordt is er te allen tijde inzage in wie, wanneer, welke actie heeft gedaan. Alle acties zijn dus traceerbaar. Altijd handig als er vragen rijzen. Daarnaast kan de hele workflow omtrent het beschikbaar maken van applicaties conditioneel gemaakt worden. Er worden dan alleen taken uitgevoerd, als deze getest en gereed zijn. Hiermee kan worden voorkomen dat er bijvoorbeeld pakketten worden uitgerold die nog niet goedgekeurd waren.
• Keep it mean and clean. Omdat applicaties afhankelijk van hun status al dan niet uitgerold kunnen worden, is het ook heel eenvoudig om de SCCM omgeving opgeschoond te houden, door entries geautomatiseerd te verwijderen als ze uitgefaseerd worden. Hierdoor staan alleen actuele en gebruikte applicaties in SCCM en kan de rest netjes opgeschoond worden. Dit maakt een einde aan onbeheerde pakketten.
• Eenvoudiger overdragen van werkzaamheden en verkorten van inwerktijd. Doordat alle SCCM handelingen met betrekking tot applicatie distributie geautomatiseerd en geborgd zijn, kan iedereen dit heel eenvoudig managen. Bij inhuur van applicatie packagers, applicatie availability managers of nieuwe medewerkers hoeft er niemand ingewerkt te worden. Ze kunnen direct aan de slag zonder dat ze kennis van SCCM hoeven hebben. Niet alleen makkelijker dus, maar ook leuker voor iedereen.

Naast het beheren van de applicatie packages kan SparkleFlow ook versiebeheer realiseren voor Task Sequences in SCCM. Bijkomend voordeel is dat zowel het image proces, als het packaging proces met elkaar gekoppeld kunnen worden. Hierdoor kan je in het proces packages klaar zetten voor een image en je kan ook zien welke packages in elke image zitten. Daarnaast kan via het Dashboard informatie over packages en images op maat gedeeld worden met de diverse medewerkers die daar behoefte aan hebben. Denk hierbij aan status informatie met betrekking tot een image, een detail pagina met de inhoud van een image of een overzicht per image met wat er bij is gekomen, wat er af is gegaan, wat er wijzigt en dan met name de redenen hiervoor. Het is tevens mogelijk om de volgorde van de Task Sequence in SCCM in te zien (en met name het hoe en waarom). Daarnaast kan de relatie van de image met policies en workspace management terug gevonden worden.

SNELLER EN FOUTLOOS

De eerste winst wordt al behaald bij het aanmaken van een nieuwe applicatie entry in SparkleFlow. Doordat SparkleFlow een flexibele en vrij in te richten naamconventie kent, kan bij het aanmaken van een nieuwe entry in SparkleFlow tegelijk ook de applicatiegroep (of groepen) definiëren. Deze definitie kan op elk gewenst moment in het proces gebruikt worden voor het aanmaken, uitlezen of verwijderen van de applicatiegroep. Dit kan zelfs voor meerdere omgevingen, dus ideaal als je een testomgeving en een productie omgeving hebt, of als je meerdere klanten bedient. Doordat alles automatisch geregeld wordt is de kans op fouten nul. Daarnaast wordt AD automatisch opgeschoond, waardoor vervuiling geen kans krijgt.

COMBINEREN VAN INFORMATIE BESPAART VEEL TIJD

Omdat SparkleFlow informatie uit AD kan uitlezen en kan combineren met de informatie en functies in SparkleFlow zelf ontstaan er een aantal niet te onderschatten voordelen waar je niet direct aan zou denken:

• Applicatiegebruik ten opzichte van beschikbare licenties. Door het open datamodel van SparkleFlow kan er voor elk stukje informatie een veld worden aangemaakt. Zo ook licentie informatie. Door de aantal gebruikers per applicatiegroep te monitoren kan SparkleFlow een waarschuwing afgeven als er te veel gebruikers aan een applicatie gekoppeld worden. Deze methode kan desgewenst zelfs uitgebreid worden met informatie over daadwerkelijk gebruik van de applicaties door het inzetten van een agent.
• Uitlezen migratie gereedheid voor afdelingen en users. Doordat SparkleFlow de gebruikerslijsten per applicatiegroep in AD kan opvragen wordt het mogelijk om op het Dashboard informatie weer te geven over de status van een gebruiker of groep. SparkleFlow weet exact welke applicaties er bij de gebruikers of groep horen en weet ook welke status deze applicaties hebben. Zo is het direct duidelijk of de gebruiker en/of groep klaar zijn om gemigreerd te worden. Dit is een enorme tijd besparing bij migraties, omdat alle informatie automatisch gewonnen wordt.
• Ophalen contact informatie. Techneuten hebben doorgaans een enorme hekel aan administratie. Ze zijn liever gewoon met techniek bezig, want ze zijn niet voor niets techneut geworden. Om het allemaal wat makkelijker te maken kan SparkleFlow contact informatie van medewerkers uit AD halen. Als er dan contactpersonen aan applicaties gekoppeld moeten worden, denk hierbij aan de gegevens van de functioneel beheerder of de contact informatie van de leverancier, dan hoeft de techneut alleen de naam uit een lijstje te selecteren. SparkleFlow vult de rest dan automatisch aan.

TWEE WETEN MEER DAN ÉÉN

SparkleFlow schiet hierbij te hulp. SparkleFlow kan alle data uitwisselen met TopDesk, waardoor de informatie in beide systemen gesynchroniseerd wordt. Bijkomend voordeel is dat elk stukje informatie maar 1x ingevoerd hoeft te worden. En dan maakt het niet eens uit in welk systeem de oorsprong van de informatie plaatsvind, SparkleFlow houdt daar automatisch rekening mee. Deze integratie heeft, onder andere, twee hele belangrijke voordelen:

• Synchroniseren van aanvragen en/of taken. Aangezien TopDesk vaak leading is moeten applicatie aanvragen dan ook via TopDesk geregeld worden. SparkleFlow is echter veel beter in het beheren van de applicaties, dus daar wordt het hele applicatie packaging proces ondergebracht. Waar het echter vervelend zou kunnen worden is als de administratie in beide systemen naast elkaar zou moeten worden bijhouden. Dat hoeft dus (gelukkig) niet. Sterker nog, het wordt juist heel eenvoudig gemaakt. Als een aanvraag in TopDesk wordt goedgekeurd, dan wordt er automatisch een entry aangemaakt in SparkleFlow. De applicatie packagers hoeven dus niet in TopDesk te kijken er hoeven ook geen mailtjes gestuurd te worden. Alle stappen in SparkleFlow worden vervolgens automatisch teruggekoppeld naar de aanvraag in TopDesk, dus de aanvrager kan in TopDesk perfect zien wat de status van de aanvraag is. Een soort track&trace zeg maar. Dat alles zonder dat ook maar iemand in een tweede systeem hoeft te zoeken naar de informatie.
• Vullen van de CMDB met betrekking tot applicaties. Het tweede voordeel ontstaat als de applicatie package klaar is. SparkleFlow kan er voor zorgen dat de CMDB automatisch wordt bijgewerkt door een software kaart aan te maken. Op deze manier is in de CMDB van TopDesk te allen tijde de actuele status van alle applicaties opvraagbaar. Bij het uitfaseren van applicaties in SparkleFlow kan de CMDB dus ook weer bijgewerkt worden, waardoor de informatie altijd actueel is. Dit alles zonder ook maar één extra handeling van de techneut. Als je daar niet blij van wordt!

SPARKLEFLOW SCHIET TE HULP

Bovenstaande klinkt erger dan dat het is. Er is geen enkel systeem die dit probleem zonder hulp kan oplossen, of je moet alle ontbrekende informatie met de hand gaan aanvullen. Onze ervaring leert dat de medewerkers die met SNOW werken hier geen tijd voor hebben, maar wellicht nog belangrijker, niet voldoende kennis van de applicaties hebben. Deze informatie behoort toe aan de technisch applicatiebeheerders en je raadt het al, die werken met SparkleFlow. SparkleFlow kan SNOW geautomatiseerd voorzien van ontbrekende informatie over applicaties zoals, onder andere, welke applicaties beheerd worden. Daarnaast weet SparkleFlow alles over de executables die SNOW niet herkent. Hierdoor kunnen de rapportages van SNOW aangevuld worden, zonder dat er handwerk aan te pas komt. Naast bovenstaande kan er nog andere informatie gedeeld worden, zoals licenties, kosten, afhankelijkheden, categorisering, noem maar op. Na een gedegen vooronderzoek en een doordacht ontwerp kan een samenspel tussen SNOW en SparkleFlow veel handwerk besparen en de waarde van de rapportages aanzienlijk verhogen.

UITDAGINGEN

De waarde van een CMDB wordt bepaald door de kwaliteit van de informatie die ze bevat. Als deze informatie niet compleet en/of up-to-date is, dan zullen de rapportages niet volledig of correct zijn. In het ergste geval zijn de rapportages dan onbruikbaar. Het nut en de noodzaak wordt vaak wel onderkent, maar de consequenties van het hebben van een CMDB worden vaak onderschat. De CMDB moet namelijk gevuld en bijgehouden worden. Hier ontstaan een aantal uitdagingen:

• Het verzamelen van informatie uit andere bronnen kan complex en kostbaar worden. Dit kan, afhankelijk van het systeem, voor een groot deel geautomatiseerd worden. Of de resultaten daarvan bruikbaar zijn zal moeten worden getoetst en ontbrekende, of incorrecte informatie, zal moeten worden gecorrigeerd. Dit zijn tijdrovende en weinig inspirerende klussen, waardoor het regelmatig blijft liggen tot het moment dat de achterstand niet meer in te lopen valt.
• Organisaties worden steeds dynamischer. Doordat organisaties groeien, fuseren, verhuizen naar de Cloud, migreren en/of reorganiseren zal de CMDB mee moeten gaan in die veranderingen. Dat wordt soms vergeten of het blijkt een (te) grote uitdaging.
• Data alleen is niet genoeg. Het verzamelen van data alleen is niet genoeg. Deze data moet worden geïnterpreteerd en in een juist perspectief worden gezet om bruikbare informatie te worden die als input kan dienen voor besluitvorming. Om dit mogelijk te maken is het zaak om alle relevantie gegevens in de juiste context in de CMDB te borgen. Het liefst realtime.

DE OPLOSSING

SparkleFlow kan een oplossing aandragen voor het realtime up-to-date houden van de CMDB voor wat betreft de software applicaties. De meeste kennis over de applicaties wordt verzameld in het applicatie packaging proces. We zien echter regelmatig dat de technisch applicaties beheerders niet of weinig input leveren aan de CMDB. Ze hebben het daar vaak gewoon te druk voor. De beheerders van de CMDB hebben deze informatie niet of ze zijn zich niet eens bewust van het bestaan van de grote hoeveelheden applicaties. Door SparkleFlow te koppelen aan de CMDB wordt alle informatie over de applicaties realtime in de CMDB bijgewerkt. Hier hoeft niemand meer aan te pas te komen. Zowel het opvoeren van nieuwe applicaties als het afvoeren van oude, alles wordt netjes en correct bijgewerkt. Je kan wel zeggen dat SparkleFlow een vervelende taak uit handen neemt door de juiste informatie, op de juiste plek en op het juiste moment in de CMDB verwerkt. Een onvolledige CMDB (voor wat betreft applicatie informatie) behoort daarmee tot het verleden.

E-MAILS VOOR COMMUNICATIE TUSSEN MEDEWERKERS

In SparkleFlow kan elke gewenste workflow geconfigureerd worden. Afhankelijk van te definiëren condities kunnen er geautomatiseerde acties plaatsvinden. Een van de mogelijkheden is het verzenden van een e-mail naar een contactpersoon. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het op de hoogte brengen van een testcoördinator op het moment dat de package klaar is om getest te worden. SparkleFlow weet het e-mail adres van de testcoördinator en zal op het juiste moment een e-mail versturen met een standaard boodschap aangevuld met specifieke informatie. Dit is slechts een voorbeeld. In principe kan SparkleFlow op elk moment in het proces een mail sturen naar iedereen binnen of buiten de organisatie. Bijvoorbeeld naar de aanvrager van een applicatie, een testgebruiker, een migratie manager of een leverancier. De mogelijkheden zijn eindeloos.

E-MAILS VOOR COMMUNICATIE TUSSEN SYSTEMEN

Naast e-mails verzenden naar personen kan SparkleFlow ook e-mails sturen naar andere systemen. Een eventuele reactie vanuit zo’n systeem kan vervolgens geïnterpreteerd worden en verwerkt. Een mooi voorbeeld hiervan is een koppeling met een service desk systeem die niet binnen hetzelfde domein zit, maar alleen via internet te benaderen is. SparkleFlow kan op bepaalde stappen in het proces automatisch e-mails sturen naar het andere systeem. Denk hierbij bijvoorbeeld aan status updates. Het andere systeem kan op zijn beurt op bepaalde events e-mails terugsturen naar de SparkleFlow mailbox. SparkleFlow kan deze e-mails interpreteren en de gewenste actie ondernemen. De format van deze e-mails is, net als alle andere manieren van communiceren met SparkleFlow niet van belang, zolang de structuur maar consequent is. Op deze manier past SparkleFlow zich altijd aan het andere systeem aan, waardoor een werkbare connectie dus altijd mogelijk is.

WERKING

Mocht je je afvragen hoe dat in elkaar steekt, dan volgt hier een korte (technische) uitleg. SparkleFlow werkt op basis van acties. Dat kan bijvoorbeeld het klikken van een stap in het proces zijn, het afvinken van een actie in het proces, maar ook als er een bepaalde conditie waar wordt, zoals een automatische trigger die actief wordt wanneer er een vooraf bepaalde waarde wordt bereikt. Op zo’n moment kan je een reeks aan acties activeren. Dit kunnen interne functies in SparkleFlow zijn, maar ook het aanroepen van externe functies zoals bijvoorbeeld een Powershell script. Alle datavelden die in SparkleFlow zijn gedefinieerd kunnen vervolgens als argumenten meegegeven worden aan het script. Omdat het datamodel van SparkleFlow volledig open is, kunnen alle benodigde argumenten altijd aangemaakt worden in het datamodel. Waar mogelijk zal SparkleFlow deze waarden automatisch bewerken of betrekken uit andere systemen, zodat het aantal handmatige handelingen geminimaliseerd kan worden.

VOORBEELDEN

De mogelijkheden van de integratie tussen SparkleFlow en Powershell zijn eindeloos. Hieronder zullen we een aantal voorbeelden op een rijtje zetten:

• Het aanmaken van een applicatie of package in SCCM.
• Het verwijderen van een applicatie of package in SCCM.
• Het aanmaken van applicatiegroepen in Active Directory.
• Het verwijderen van applicatiegroepen in Active Directory.
• Het klaarzetten van een testomgeving voor het testen van een applicatie package.
• Het installeren van een package in een testomgeving.
• Het verplaatsen van bestanden in SparkleFlow, bijvoorbeeld naar een centraal distributiepunt.
• Het automatisch aanmaken van een nieuwe entry in SparkleFlow.
• Het aansturen van een API.
• Het uitwisselen van informatie met een database.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Als je goed thuis bent in Powershell, dan kun je vast nog wel een paar mogelijkheden bedenken. Het is niet alleen handig dat de scripts vanuit een centraal punt geautomatiseerd kunnen worden gestart, maar het zorgt er ook voor dat je alles bij elkaar houdt, wat de overzichtelijkheid en beheersbaarheid alleen maar ten goede komt.

DE MIDDENWEG

Als je toch al met SparkleFlow werkt is er een eenvoudige en kostenefficiënte manier om de NVD database automatisch te vergelijken met de applicaties in SparkleFlow en dagelijks een rapportage te krijgen over eventuele kwetsbaarheden in de aanwezige software. Dit werkt als volgt:

• SparkleFlow haalt de catalogus met alle applicatienamen op van de NVD (CPE’s).
• De applicatienamen kunnen al dan niet geautomatiseerd gematched worden met de aan te maken applicaties in SparkleFlow.
• Vervolgens kan dagelijks de laatste stand van zaken gedownload worden in de vorm van CVE’s.
• SparkleFlow kan vervolgens checken of er voor de beheerde applicaties een CVE is uitgekomen en hij kan eventueel alleen die vulnerabilities laten zien die boven een bepaalde drempel waarde uitkomen.

Bovenstaand scenario zal nooit alle risico’s aan het licht brengen, maar het is altijd een heel stuk beter dan deze problematiek negeren. Het betreft hier namelijk een open systeem welke vrijwillig wordt gevuld vanuit een veelheid van bronnen met wisselende kwaliteit. Een commerciële software developer, die daar serieus in investeert, heeft zeker meer kwaliteit te bieden. Die kwaliteit komt echter tegen een aanzienlijke prijs, wat wellicht een hoge drempel kan vormen. Helemaal niets doen is echter geen optie en als je toch al voor SparkleFlow hebt gekozen, dan is deze integratie eigenlijk een no-brainer.

DE OPLOSSING

SparkleFlow is ontwikkeld met het doel om alle relevante informatie over software applicaties te verzamelen en uit te wisselen met andere systemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan distributie systemen, workspace management systemen, service desk (ITSM) systemen, software asset management systemen, configuratie management databases, Active Directory, etc.. Hierdoor wordt het mogelijk data te verzamelen, te combineren tot bruikbare informatie en in perspectief te zetten wat voorheen niet mogelijk was. Deze informatie kan vervolgens op diverse dashboards worden getoond. SparkleFlow heeft een eigen dashboard platform waar naast een aantal standaard dashboards, ook dashboards op maat gemaakt kunnen worden om elke informatie wens te vervullen. Het is echter ook mogelijk om vanuit SparkleFlow een dataset aan te bieden aan een rapportagetool naar keuze, zoals bijvoorbeeld Power BI, Crystal reports of Tableau.

AFDELINGOVERSCHRIJDEND INZICHT

Doordat we nu kunnen beschikken over alle relevante informatie, wordt het mogelijk om interessante en toepasbare rapportages te genereren, zonder dat daarvoor nog aanvullend onderzoek noodzakelijk is. Het aantal mogelijkheden is nagenoeg onuitputtelijk, maar om een indruk te geven zal ik hieronder een aantal voorbeelden noemen:

• Migratie gereedheid. Per gebruikers is te zien of alle applicaties die deze gebruiker nodig heeft getest en in productie zijn. Dit kan desgewenst ook per afdeling.
• License compliance. Door informatie uit Active Directory, SCCM, Software Asset Management, Usage Agent en SparkleFlow te combineren wordt het mogelijk om feilloos te traceren of er voldoende licenties zijn en of er nergens het aantal licenties wordt overschreden. Daarnaast wordt het mogelijk om een eventueel te veel aan licenties terug te dringen.
• Project status. Op elke moment is direct inzichtelijk hoe aan applicatie packaging project er voor staat. Alle KPI’s kunnen op diverse manieren getoond worden.
• Resource planning. SparkleFlow weet exact hoeveel werk er nog gedaan moet worden en kan op basis van gemiddelden bepalen hoeveel resources er nog nodig zijn om binnen een te bepalen termijn de werkzaamheden af te ronden.
• Vulnerability alerts. Door informatie over vulnerabilities te combineren met de applicaties in SparkleFlow kan er realtime aangegeven worden waar de grootste risico’s zitten en kan er tevens een oplossingsrichting worden aangegeven.
• Monitoren SLA. Bij interne- of externe klanten wordt het mogelijk om gemaakte afspraken te monitoren, zodat het mogelijk wordt om direct bij te sturen. Denk hierbij aan doorlooptijden, doorberekende kosten of andere meetbare parameters.
• Applicatie afhankelijkheden. Alle afhankelijkheden van applicaties zijn op diverse manieren zichtbaar te maken. Bij een voorgenomen change is het eenvoudig om te bepalen welke applicaties hierdoor getroffen zouden kunnen worden, waardoor er proactief actie ondernomen kan worden in plaats van achteraf puinruimen. Dit geldt ook voor images. SparkleFlow kan aangeven welke packages in welke images zitten, zodat het duidelijk is of oude packages niet ongemerkt nog ergens in gebruik zijn.
• Inzage kosten beheer applicaties. Aangezien SparkleFlow het hele proces automatisch monitort is het mogelijk om kosten berekeningen te integreren, zodat het heel eenvoudig wordt om aan te geven waar de grootste kostenposten zitten.

TWEE WETEN MEER DAN ÉÉN

SparkleFlow schiet hierbij te hulp, want SparkleFlow kan perfect integreren met Service Now, waardoor de informatie in beide systemen gesynchroniseerd wordt. Bijkomend voordeel is dat elk stukje informatie maar 1x ingevoerd hoeft te worden. En dan maakt het niet eens uit in welk systeem de oorsprong van de informatie plaatsvind, SparkleFlow houdt daar automatisch rekening mee. Deze integratie heeft o.a. twee hele belangrijke voordelen:

• Synchroniseren van aanvragen en/of taken. De aanvraag voor een nieuwe applicatie wordt vaak via Service Now gedaan. SparkleFlow is echter veel beter geschikt voor het managen van de software applicaties waaronder de volgende thema’s vallen zoals het proces, de documentatie, de administratie en het beheer. Waar het echter vervelend zou kunnen worden is als de administratie in beide systemen afzonderlijk zou moeten worden bijhouden. Dat hoeft dus (gelukkig) niet. Sterker nog, het wordt juist heel eenvoudig gemaakt. Als een aanvraag in Service Now wordt goedgekeurd, dan wordt er automatisch een entry aangemaakt in SparkleFlow. De applicatie packagers hoeven dus niet in Service Now te kijken en er hoeven ook geen mailtjes gestuurd te worden. Alle stappen in SparkleFlow worden vervolgens automatisch teruggekoppeld naar de aanvraag in Service Now, dus de aanvrager kan perfect zien wat de status van de aanvraag is. Een soort track&trace zeg maar. Dat alles zonder dat ook maar iemand in een tweede systeem hoeft te zoeken naar de informatie.
• Vullen van de CMDB met betrekking tot applicaties. Het tweede voordeel ontstaat als de applicatie package klaar is. SparkleFlow kan er voor zorgen dat de CMDB in Service Now automatisch wordt bijgewerkt. Op deze manier is in Service Now te allen tijde de actuele status en alle relevante informatie van alle applicaties opvraagbaar. Bij het uitfaseren van applicaties in SparkleFlow kan de CMDB wederom bijgewerkt worden, waardoor de informatie altijd actueel is. Dit alles zonder ook maar één extra handeling van de techneut. Als je daar niet blij van wordt!